Archiefsystemen en andere informatiesystemen bij erfgoedinstellingen bevatten vele objecten waarnaar verwezen moet kunnen worden. Deze objecten hebben daarom een naam of nummer: een identifier. Het kan hierbij zowel gaan om fysieke als om digitale objecten. Binnen de erfgoedinstellingen zijn momenteel vele verschillende identifier-systemen in gebruik.

Meestal zijn zulke identifiers slechts uniek in de context van één specifiek informatiesysteem, maar soms is zelfs dat niet het geval. In een toenemend aantal gevallen zijn identifiers uniek binnen de context van een instelling. Verder veranderen identifiers van objecten nog al eens, bijvoorbeeld als gegevens worden verplaatst, geëxporteerd of gemigreerd naar een nieuw database management systeem. Identifiers zijn dus vaak niet persistent.

Dat is problematisch als van elders verwijzingen worden gemaakt met behulp van zo’n identifier. In de dagelijkse praktijk van datamanagement en archiveren kost het oplossen van dergelijke problemen veel tijd en geld. Het toenemend belang van internet en het web, en van samenwerkingsverbanden als CATCHPlus, versterken het probleem nog eens.

In de CATCHPlus deelprojecten vinden veel verwijzingen plaats, vooral wanneer in het deelproject gebruikt wordt gemaakt van gemeenschappelijke diensten. Een belangrijke taak van het projectbureau is daarom de realisatie van diensten voor persistent identifiers en het stimuleren van de toepassing daarvan.

Als eerste is door het projectbureau een vooronderzoek uitgevoerd. Daarin is de problematiek uitvoerig in kaart gebracht en zijn de beleidskeuzen van de erfgoedinstellingen geformuleerd. Bovendien wordt er een aantal alternatieve oplossingen voorgesteld. De resultaten van dit vooronderzoek zijn opgenomen in het discussiedocument PIDs CATCHPlus.

Naar aanleiding van de resultaten uit het vooronderzoek is besloten in CATCHPlus een pilot te starten voor de invoering van persistent identifiers. Om diverse redenen is gekozen voor Handles, met daarbovenop extra diensten die na de pilot gerealiseerd zullen worden.

In samenwerking met rekencentrum SARA wordt de pilot van november – december 2009 uitgevoerd op een deelcollectie van het Instituut voor Beeld en Geluid. Januari – feburari 2010 verwachten we de eerste resultaten. Vanaf januari 2010 zal de pilot worden uitgebreid naar deelcollecties van andere geïnteresseerde instellingen.

Wat een persistent identifier precies is wordt uitgelegd in de presentatie “Introductie Persistente Identifiers”, gegeven door het projectbureau op 1 december 2009.